Implementasi Gugus Kendali mutu guna penguatan dan peningkatan kualitas proses sesuai dengan harapan lembaga penjaminan mutu Internal

Jurusan administrasi Bisnis (AB) Politeknik Negeri Semarang (Polines) hingga tahun 2021 mempunyai 4 (empat) Program Studi, yaitu Program Studi Administrasi Bisnis (D3-AB), Manajemen Pemasaran (D3-MP), Manajemen Bisnis Internasional (D4-MBI) dan Administrasi Bisnis Terapan (D4-ABT). Pada tahun ajaran (TA) 2021-2022 mempunyai 36 kelas baik program D3 maupun D4.
Proses kegiatan akademik di semua Prodi jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Semarang selama ini telah berjalan baik dan lancar. Meskipun demikian kegiatan akademik yang sudah baik tersebut masih perlu ditingkatkan untuk mengikuti perubahan dan tuntutan dari stakeholders.
Dalam melaksanakan kegiatan akademik dibutuhkan adanya data tentang rekaman kegiatan berupa dokumen-dokumen yang disesuaikan dengan standar Satuan Penjamin Mutu Internal, baik berupa softcopy maupun hardcopy. Dalam realisasinya untuk mengumpulkan semua dokumen yang mendukung masih terjadi beberapa kendala meskipun pada akhirnya dapat terkumpul dengan lengkap. Salah satu contoh adanya pengumpulan kontrak kuliah dalam bentuk hardcopy yang tidak dapat terkumpul pada hari pertama dimulainya perkuliahan di setiap awal semester. Untuk itu diperlukan adanya monitoring dari Ketua Program Studi untuk selalu secara periodik memeriksa apakah dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam kegiatan akademik sudah tersedia dengan lengkap.
Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Semarang telah membentuk tim Gugus Kendali Mutu (GKM) yang tugasnya adalah membantu pimpinan Jurusan dan Program Studi dalam menyediakan dokumen yang dibutuhkan dalam menghadapi audit mutu internal yang secara rutin diadakan 2 kali dalam satu tahun maupun audit mutu external. Selain itu juga membantu menyiapkan dokumen yang dibutuhkan untuk akreditasi apabila di jurusan AB ada salah satu prodi yang akan mengajukan reakreditasi.
Kegiatan Peningkatan Mutu Dokumen Pendukung PBM Melalui Kegiatan GKM ini mengacu pada tujuan Renstra Polines dalam butir 4 yaitu menerapkan manajemen perguruan tinggi modern dalam pengelolaan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, dengan sasaran strategis pada butir 4 yaitu meningkatnya kualitas layanan evaluasi bidang akademik dan non akademik secara berkelanjutan yang diwujudkan dalam program utama butir 2 yaitu peningkatan jaminan mutu layanan dengan indikator kinerja 1. IKK 4.3. Indeks kepuasan layanan akademik dan non akademik. Selain itu sebagai dasar acuan juga PK Direktur yang berkaitan dengan peningkatan jumlah prodi berakreditasi unggul/A serta adanya kegiatan audit mutu layanan akademik secara berkala baik secara internal maupun eksternal.
Dengan adanya kegiatan ini maka diharapkan saat dilaksanakan audit mutu internal maupun eksternal jurusan AB tidak mengalami kesulitan dalam mencari dokumen yang dibutuhkan oleh auditor sehingga jumlah temuan yang seminimal mungkin.

Kegiatan peningkatan mutu melalui kegiatan ini mengacu pada tujuan renstra Polines pada butir 3 yaitu meningkatkan kualitas manajemen institusi, melalui perbaikan berkelanjutan berdasarkan prinsip tata kelola yang baik, dengan sasaran strategis pada butir 3 yaitu meningkatnya kualitas layanan evaluasi bidang akademik dan non akademik secara berkelanjutan.

Penataan dokumen dengan metoda google form